7 Beste gratis planning apps voor bedrijven (2026)

Je zoekt een planning app gratis die je diensten regelt zonder gedoe met Excel-sheets voor urenregistratie of eindeloze WhatsApp-groepjes. Herkenbaar: personeel plannen kost tijd, roosters veranderen last minute en iedereen moet toch weten wanneer hij moet werken. Een goede app lost dat op zonder dat je er meteen voor hoeft te betalen.

De beste gratis planning app voor teams en personeel combineert drie dingen: snel een rooster maken, eenvoudig delen met je team en ruimte om te groeien als je bedrijf uitbreidt. Of je nou een planning maken app gratis zoekt voor een klein team of een tool die meegroeit naar meerdere vestigingen, de juiste keuze bespaart je uren administratie per week en voorkomt fouten in de planning.

In dit artikel zet ik zeven gratis planning apps naast elkaar, van simpele taakplanners tot volwaardige workforce management tools zoals MijnShift. Je leest wat elke app goed doet, waar de gratis versie stopt en welke optie het beste past bij jouw team, of dat nou vijf medewerkers zijn of vijftig. Of je nu een eenvoudige planning app gratis wilt uitproberen of direct op zoek bent naar een volwaardig platform, deze vergelijking helpt je de juiste keuze te maken.

1. MijnShift

MijnShift is een Nederlandse planningsapp die specifiek is gebouwd voor bedrijven met personeel dat in ploegendiensten werkt, denk aan de horeca, retail en zorg. In plaats van een generieke takenlijst krijg je een volledig rooster- en urenregistratiesysteem waarmee je binnen enkele minuten een compleet weekrooster in elkaar zet en deelt met je team. Meer dan 2000 bedrijven gebruiken het platform al als vervanging van papieren roosters en Excel-sheets, wat meteen laat zien dat het meer is dan een simpele planning maken app gratis voor persoonlijk gebruik.

Kernfuncties

Wat MijnShift onderscheidt van kale to-do apps is de combinatie van functies die je normaal in losse tools zou moeten zoeken. Belangrijkste onderdelen zijn:

• Snelle roosterplanning met sjablonen per functie of afdeling

• Online urenregistratie bijhouden die automatisch koppelt aan het gemaakte rooster

• Online beschikbaarheid opgeven, waarin medewerkers hun voorkeursuren doorgeven

• Dienstruil via de app, zodat je geen telefoontjes meer krijgt over vervanging (zo ruilen medewerkers onderling een shift)

• Online verlofregistratie met aanvragen die je centraal goedkeurt of afwijst

• Inklokken via een fysieke, locatiegebonden prikklok-tag met versleutelde locatieverificatie

• Ondersteuning voor meerdere vestigingen en afdelingen binnen één account

Een goede gratis planning app moet niet alleen roosters maken, maar ook uren registreren, anders blijf je toch los administreren.

Voor wie is het geschikt

Eigenaren en planners van kleine tot middelgrote bedrijven met wisselende diensten zullen MijnShift het snelst waarderen, zeker als ze nu nog met papier of losse spreadsheets werken. Ondernemingen met meerdere vestigingen profiteren van het centrale overzicht, terwijl teamleden via de mobiele app (iOS en Android) zelf hun rooster inzien, uren doorgeven en ruilverzoeken indienen (zo starten medewerkers met de app). Dat maakt het ook een sterke keuze als je op zoek bent naar een gratis planning app die verder groeit dan alleen planning naar volledig personeelsbeheer.

Prijzen en gratis versie

MijnShift start met een gratis Basic-plan waarmee je direct kunt roosteren zonder verplichtingen. Wil je meer functionaliteit zoals uitgebreide urenregistratie en de prikklok-tag, dan stap je over naar Premium voor 10 euro per maand inclusief 20 medewerkers, met 1,99 euro per extra medewerker daarna. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, dus je zit nergens aan vast. Bekijk de actuele prijzen en pakketten van MijnShift voor de details die bij jouw teamgrootte passen.

Wil je eerst gewoon een rooster maken zonder iets aan te maken? Op de gratis weekplanner zet je direct medewerkers en diensten in een rooster, zonder account of e-mailadres, en je kunt het meteen als CSV of PDF exporteren. Het rooster blijft zeven dagen lokaal in je browser staan; wil je het permanent bewaren, publiceren of delen met je team, dan maak je vanuit de planner een gratis Basis-account aan.

2. Shiftbase

Shiftbase is een Nederlandse planningstool gericht op middelgrote organisaties, met verzuimbeheer en loonkostenrapportages als aanvulling op de basisplanning.

Kernfuncties

• Roosterplanning met drag-and-drop en sjablonen

• Urenregistratie gekoppeld aan het rooster

• Beschikbaarheid doorgeven en diensten ruilen (vanaf het Basic-plan)

• Verzuim- en verlofbeheer met rapportages (vanaf Basic)

• Loonkostenoverzichten en exportmogelijkheden naar salarissoftware

• Kiosk-prikklok op tablet (vanaf Basic)

Verzuimbeheer als vast onderdeel van je rooster kan uitzoekwerk schelen zodra ziekmeldingen de planning verstoren, al zit dit pas in de betaalde plannen.

Voor wie is het geschikt

Middelgrote organisaties die naast roosteren ook verzuim en loonkosten willen bijhouden, met een koppeling naar hun salarisadministratie. Voor kleine teams die alleen een rooster willen delen, is een groot deel van de functionaliteit niet relevant.

Prijzen en gratis versie

Shiftbase heeft sinds kort een blijvend gratis Free-plan waarmee je tot 15 gebruikers kunt inplannen. De prikklok en performance-inzichten zitten pas in het Basic-plan, vanaf 30 euro per maand voor 6 medewerkers (4 euro per extra medewerker).

3. Planday

Planday is een internationale planningstool die vooral bekend is in de horeca en retail, met een sterke focus op communicatie tussen planners en medewerkers. Naast roosteren draait het platform om een centraal berichtensysteem waarin je updates, documenten en aankondigingen deelt met je hele team. Zoek je een planning app gratis die communicatie en roostering samenbrengt, dan valt Planday snel op door de nadruk op teaminteractie boven pure administratie.

Kernfuncties

Het platform bouwt rond een centraal dashboard waarin roosters, beschikbaarheid en communicatie samenkomen. Belangrijkste onderdelen zijn:

• Drag-and-drop roosterbouwer met kostenoverzicht per dienst

• Beschikbaarheid en dienstruil via de app

• Ingebouwd berichtenverkeer per team of vestiging

• Urenregistratie met exportmogelijkheden naar loonsoftware

• Rapportages over personeelskosten versus omzet

Communicatie in dezelfde app als je rooster voorkomt dat belangrijke updates ondersneeuwen in een aparte chatgroep.

Voor wie is het geschikt

Organisaties met veel losse medewerkers en flexkrachten, zoals evenementenbureaus en horecaketens, hebben het meeste baat bij Planday vanwege de sterke focus op onderlinge afstemming. Managers die naast plannen ook veel moeten communiceren over wijzigingen, waarderen het ingebouwde berichtensysteem. Voor een klein team dat simpelweg een planning maken app gratis zoekt zonder uitgebreide communicatielaag, voelt Planday soms zwaarder dan nodig.

Prijzen en gratis versie

Planday werkt met een gratis proefperiode, maar biedt geen blijvend gratis abonnement voor structureel gebruik. Betaalde plannen beginnen rond 3 tot 4 euro per medewerker per maand, oplopend afhankelijk van modules zoals HR-integraties of geavanceerde rapportages. Voor bedrijven die permanent gratis willen roosteren, blijft dit dus een tijdelijke proefoplossing.

4. Connecteam

Connecteam is een breed inzetbare app voor personeelsbeheer die zich richt op deskless teams, dus medewerkers zonder vaste bureauplek zoals bouwvakkers, schoonmakers en zorgpersoneel. Naast roosteren biedt het platform een uitgebreide toolbox met taakbeheer, interne communicatie en trainingsmodules, waardoor je met één app veel operationele processen kunt vervangen. Wie een gratis planning app zoekt die verder gaat dan alleen diensten inplannen, vindt in Connecteam een van de meest complete alternatieven op de markt.

Kernfuncties

Het platform bundelt planning met bredere personeelsprocessen in één omgeving. De belangrijkste onderdelen zijn:

• Roosterplanner met drag-and-drop en herhalende diensten

• GPS-tijdregistratie voor in- en uitklokken op locatie

• Takenlijsten en checklists per project of dienst

• Interne chat en aankondigingen voor het hele team

• Kennisbank voor trainingen en onboarding

Hoe meer processen je in één app onderbrengt, hoe minder kans dat medewerkers iets missen.

Voor wie is het geschikt

Bedrijven met veel medewerkers op locatie, zoals bouw, schoonmaak en facilitaire dienstverlening, profiteren het meest van de combinatie van planning, taken en communicatie. Organisaties die alleen een rooster willen maken zonder de extra lagen aan taken en training, ervaren Connecteam soms als overdreven uitgebreid voor hun doel.

Prijzen en gratis versie

Connecteam biedt een gratis Small Business-plan voor maximaal 10 gebruikers, inclusief basisfuncties voor planning en communicatie. Grotere teams betalen vanaf ongeveer 29 dollar per maand voor de eerste 30 gebruikers, met extra kosten per aanvullende medewerker. Voor kleine teams is dit dus een van de weinige structureel gratis opties op deze lijst.

5. When I Work

When I Work is een Amerikaanse planningsapp die zich richt op eenvoud, met een strakke interface waarmee je snel diensten inroostert en beschikbaarheid bijhoudt. De app draait vooral om directe communicatie tussen manager en team, zodat wijzigingen in het rooster meteen zichtbaar zijn op de telefoon van medewerkers. Zoek je een planning app gratis die vooral overzichtelijk en snel in gebruik is zonder ingewikkelde instellingen, dan is When I Work een van de toegankelijkste opties op deze lijst.

Kernfuncties

De kracht van When I Work zit in de eenvoud van dagelijks gebruik, ondersteund door een paar sterke basisfuncties:

• Drag-and-drop roosterbouwer met sjablonen per team

• Push-notificaties bij nieuwe of gewijzigde diensten

• Beschikbaarheid doorgeven via de app

• Dienstruil met goedkeuring door de manager

• Ingebouwde teamchat per groep of vestiging

Hoe sneller medewerkers roosterwijzigingen zien, hoe minder no-shows en verwarring op de werkvloer.

Voor wie is het geschikt

Kleine tot middelgrote teams in retail en horeca, waar snelheid en duidelijke communicatie belangrijker zijn dan uitgebreide HR-modules, passen goed bij When I Work. Managers die vooral op zoek zijn naar een planning maken app gratis zonder overbodige extra's, waarderen de overzichtelijke opzet. Bedrijven die verzuim, loonkosten of prikklok-verificatie nodig hebben, missen die diepgang bij deze tool.

Prijzen en gratis versie

When I Work biedt een gratis proefperiode van 14 dagen, maar geen permanent gratis plan voor structureel gebruik. Betaalde abonnementen beginnen rond 2,50 dollar per medewerker per maand, met hogere tarieven voor uitgebreidere functies zoals taakbeheer. Voor blijvend gratis roosteren moet je dus elders kijken. Zoek je een planning app gratis die dat gemis opvangt, dan is MijnShift het overwegen waard.

6. Deputy

Deputy is een Australische planningsapp die vooral inzet op naleving van arbeidswetgeving en automatische roosteroptimalisatie. Het systeem houdt rekening met cao-regels, maximale werktijden en verplichte pauzes, waardoor je minder snel een fout rooster deelt zonder het te merken. Voor bedrijven die een beste gratis planning app zoeken met ingebouwde compliance-checks, is Deputy een van de weinige opties die dit standaard meeneemt.

Kernfuncties

Het platform combineert automatische roostering met controlemechanismen die je normaal handmatig zou moeten bijhouden. Belangrijkste onderdelen zijn:

• Auto-scheduling op basis van beschikbaarheid en omzetverwachting

• Waarschuwingen bij overtreding van arbeidstijdenregels

• Digitale klok met foto-verificatie bij inklokken

• Taakbeheer gekoppeld aan diensten

• Integraties met salarissoftware en pos-systemen

Een rooster dat automatisch checkt op arbeidswetgeving voorkomt boetes die je pas achteraf ontdekt.

Voor wie is het geschikt

Retailketens en horecabedrijven met veel flexkrachten en strikte cao-afspraken hebben het meeste baat bij Deputy, vooral wanneer meerdere vestigingen dezelfde regels moeten volgen. Kleinere teams die simpelweg een planning app gratis zoeken zonder complexe compliance-modules, vinden de tool soms overdreven uitgebreid voor hun situatie.

Prijzen en gratis versie

Deputy biedt geen permanent gratis abonnement, wel een gratis proefperiode van 31 dagen om de functies te testen. Betaalde plannen starten rond 3,50 dollar per medewerker per maand, met hogere tarieven voor uitgebreide HR- en compliance-functies. Wil je structureel gratis blijven roosteren, dan is dit niet de blijvende oplossing.

7. Bizzomate

Bizzomate is een Nederlandse planningstool die zich specifiek richt op de retail en foodservice, met een focus op het koppelen van personeelsplanning aan verkoopcijfers. In plaats van alleen diensten inroosteren, help je de software je te sturen op basis van drukte per uur, zodat je niet te veel of te weinig personeel inplant. Voor winkeliers die een gratis planning app zoeken die verder kijkt dan alleen een rooster, is Bizzomate een van de weinige tools op deze lijst met die directe koppeling naar omzetdata.

Kernfuncties

De kern van Bizzomate draait om data-gestuurde personeelsplanning, aangevuld met de standaard roosterfuncties die je overal terugziet:

• Roosteren op basis van verwachte omzet en drukte

• Urenregistratie met koppeling aan de kassa

• Beschikbaarheid en verlof digitaal doorgeven

• Dienstruil via de medewerkersapp

• Rapportages over personeelskosten ten opzichte van omzet

Roosteren op basis van omzetverwachting voorkomt dat je personeel inplant op momenten dat er simpelweg geen klant komt.

Voor wie is het geschikt

Winkeliers, supermarkten en foodservicebedrijven met wisselende drukte gedurende de dag halen het meeste voordeel uit Bizzomate, zeker als ze al met een kassasysteem werken dat gekoppeld kan worden. Ondernemers die vooral een simpele planning maken app gratis zoeken zonder omzetkoppeling, hebben aan een lichtere tool waarschijnlijk genoeg.

Prijzen en gratis versie

Bizzomate werkt met maatwerkprijzen per branche en teamgrootte, zonder een structureel gratis abonnement. Interesse start meestal met een demo, waarna je een offerte krijgt op basis van je vestigingen en koppelingen. Voor blijvend gratis roosteren is dit dus geen permanente optie.

Wie op zoek is naar een planning app gratis met directe omzetkoppeling maar zonder de investering vooraf, kijkt dus beter naar een van de andere opties op deze lijst.

Voor wie is het geschikt

Middelgrote organisaties die naast roosteren ook grip willen op verzuim en loonkosten passen goed bij Shiftbase, zeker als ze de rapportages willen koppelen aan hun salarisadministratie. Kleine teams die alleen snel een rooster willen delen, betalen al snel voor functionaliteit die ze niet gebruiken.

Prijzen en gratis versie

Shiftbase heeft sinds kort een blijvend gratis Free-plan voor maximaal 15 gebruikers, met basisplanning, urenregistratie en de mobiele app. Diensten ruilen, verlofregistratie, de prikklok en performance-inzichten zitten pas in het Basic-plan vanaf 30 euro per maand (6 medewerkers inbegrepen, 4 euro per extra medewerker). Wil je dus gratis roosteren mét dienstruil, verlof en een prikklok op één plek, dan biedt MijnShift dat compleet gratis, terwijl je bij Shiftbase voor die functies moet upgraden.

Welke planningsapp past bij jouw team?

Deze zeven opties laten zien dat een planning app gratis kan zijn, maar dat gratis bij de meeste aanbieders alleen tijdelijk is of beperkt blijft tot een klein aantal medewerkers of functies. Planday, Deputy en Bizzomate zetten in op specifieke sterktes zoals communicatie, compliance of omzetdata, maar vragen al snel een betaald abonnement zodra je structureel wilt roosteren. Connecteam en Shiftbase blijven gratis voor kleine teams, maar Connecteam mist de diepgang voor uren, verlof en dienstruil, en bij Shiftbase zitten die functies pas achter het betaalde Basic-plan. Wie liever meteen een complete planning app gratis wil uitproberen zonder die beperkingen, kan het beste direct met MijnShift starten.

Ggeen enkele tool combineert dat zo compleet als MijnShift: gratis starten, urenregistratie, dienstruil, verlof en een prikklok-tag in één Nederlands platform dat meegroeit met je team. Wil je dit zelf ervaren zonder verplichtingen? Begin met gratis een rooster maken bij MijnShift en zet binnen tien minuten je eerste weekrooster online.