Open shifts zijn shifts die je al in het rooster plaatst zonder er direct een medewerker aan te koppelen. Medewerkers zien ze in de app en kunnen ze zelf claimen. Handig als je een plek open hebt maar nog niet weet wie er gaat werken, of als je medewerkers meer ruimte wilt geven om zelf shifts op te pakken.
Een open shift aanmaken
Ga in de navigatie naar Rooster Maken. Bovenaan het rooster vind je de rij Open shifts. Klik op een leeg vak in die rij op de gewenste dag om een open shift aan te maken. In het dialoogvenster stel je in:
Afdeling — de afdeling waar de shift onder valt.
Starttijd, Eindtijd en Pauze (in minuten). De berekende uren zie je direct naast het formulier.
Dagen — één of meerdere dagen van de week selecteren. Kies je meerdere dagen, dan wordt de open shift op elk van die dagen aangemaakt.
Aantal plekken — hoeveel medewerkers deze shift mogen invullen. Je kunt dezelfde shift dus voor meerdere plekken tegelijk openzetten.
Beschrijving toevoegen (optioneel) — extra toelichting voor medewerkers, bijvoorbeeld taken of verwachtingen.
Zichtbaarheid — kies Intern om de shift alleen in je eigen planning te houden, of Open voor medewerkers om hem direct zichtbaar te maken in de app.
Klik vervolgens op Open shift aanmaken. In het rooster verschijnt de shift in de Open shifts-rij met een teller (bijvoorbeeld 0/2) die aangeeft hoeveel van de plekken al gevuld zijn.
Open shifts bewerken en verwijderen
Klik op een bestaande open shift-kaart in het rooster om hem te openen. Aan de linkerkant kun je alle gegevens wijzigen. Aan de rechterkant zie je onder Aanvragen welke medewerkers de shift hebben geclaimd of toegewezen gekregen, inclusief het tijdstip van de aanvraag.
Via Opslaan bewaar je wijzigingen. Met Open shift annuleren verwijder je de open shift. Zijn er al claims gekoppeld? Dan kun je in het bevestigingsvenster aangeven of je ook de gekoppelde shifts van medewerkers meteen wilt verwijderen.
Zo claimen medewerkers een open shift
Medewerkers zien open shifts onder Open shifts in hun zijbalk of via de Open shifts pagina in de app. Per dag staat een overzicht met:
De tijden en de pauze.
Het filiaal en de afdeling.
Een label met de beschikbaarheid, bijvoorbeeld Laatste plek! of 4 plekken beschikbaar.
Een knop Claimen.
Zodra een medewerker op Claimen klikt, wordt de plek voor hem gereserveerd. Binnen een korte undo-periode kan hij de claim nog ongedaan maken; daarna staat de shift definitief gekoppeld.
Twee workflows: direct claimen of eerst goedkeuren
Afhankelijk van de instelling Goedkeuring vereist verloopt een claim anders:
Direct claimen — staat Goedkeuring vereist uit? Dan wordt de medewerker die als eerste claimt automatisch ingepland. De status wordt Geclaimed en in de beoordelingslijst verschijnt Automatisch geaccepteerd.
Eerst goedkeuren — staat Goedkeuring vereist aan? Dan komt de claim binnen met status In afwachting en blijft de plek gereserveerd tot een manager de aanvraag beoordeelt.
Aanvragen beoordelen
Ga in de navigatie naar Beoordelen → Open shifts. Hier zie je alle claims op één plek, met kolommen voor medewerker, datum, tijd, afdeling, status en aanvraagmoment. Met het Status-filter kun je snel filteren op bijvoorbeeld In afwachting, Goedgekeurd, Afgekeurd of Geclaimed.
Voor aanvragen die nog beoordeeld moeten worden, zie je in de kolom Beoordelen een groen vinkje om goed te keuren en een rood kruisje om af te keuren. Klik op het pijltje voor een rij om de volledige details van de open shift en de beoordeling te bekijken.
Instellingen voor open shifts
Ga naar Instellingen → tab Open shifts om het gedrag van de functionaliteit per bedrijf te bepalen:
Open shifts inschakelen — zet de functionaliteit bedrijfsbreed aan of uit.
Open shifts claimen — bepaalt of medewerkers zelf open shifts mogen claimen. Staat deze uit, dan kun je als manager nog steeds open shifts plannen en direct aan iemand toewijzen.
Goedkeuring vereist — kies tussen direct claimen of eerst goedkeuren, zoals hierboven beschreven.
Beperk open shifts tot medewerkers binnen dezelfde afdeling — staat dit aan, dan kunnen alleen medewerkers van de afdeling van de shift claimen. Staat het uit, dan kan iedereen in het filiaal een shift oppakken.
Tijd om claim ongedaan te maken — stel in hoe lang een medewerker zijn claim nog mag intrekken: 5, 10, 15, 30 of 60 seconden.
Tips
Gebruik zichtbaarheid Intern tijdens het plannen om alvast een lijst met open plekken op te bouwen en ze later in één keer vrij te geven.
Zet het aantal plekken hoger dan 1 als meerdere medewerkers dezelfde shift kunnen invullen, bijvoorbeeld twee mensen op de kassa.
Wil je een open shift alsnog direct aan iemand koppelen? Sleep de kaart vanuit de Open shifts-rij naar de rij van de medewerker.
Staat Goedkeuring vereist uit, kijk dan toch regelmatig op de beoordelingspagina om overzicht te houden over wie welke shifts heeft opgepakt.